会议准备清单
有人总结高效会议的特征包括：严格的会议纪律、有明确议题且一次一个议题、只召集相关人员参加、会前与主要人员沟通、把有关文件提前送参会者审阅、限定发言时间、不开小会不打岔、形成决议再议它事、主持人在会议结束时逐一重申各项决议。需要谨记：不召开形不成决议的会议；管理者能决定的事不必开会。
作为项目经理，平时组织的会议肯定不少，高效会议其实不多。会议效率一直是不少公司老大难的问题，这其实也是一种文化，准时开始准时结束真的不容易－很多时候“罚红包”都解决不了问题。当然作为会议组织者，不能完全依赖于文化，需要自己想办法提高会议效率，保证会议按预期方向进行。最近项目初期组织不少会议，会议跑题现象严重，可能之前没有留意，从准备开一个半小时到实际开三四个小时，参与者都觉得累了，关键很多时候会议输出和结论也不够给力，这又到了反省阶段。
会前准备：5W2H是最好的准备方法（原因、时间、地点、人、事件、怎样投入、多长时间）。确保重要的干系人都在，有经验的和决定权的同学都在，确保是否所有人都需要在现场且都理解会议目的。很多人说会议只有在必要时才召开，有些会议可能是可有可无的，是否一定要会议解决其实也蛮重要的。事先已好好筹划过，确认各输入准备到位且经过小范围评审等，确保会议室对大家是舒适的，会前通知到的人员都有接入，同时会议议程都按某种思路统一安排，每个条目多长时间也大致确认，保证会议在预期中的时间进行和结束。甚至会议时间也有讲究，上班头一个小时不适合开会，还没有进入状态。很多专家都建议午饭前一小时和下午下班前一到两个小时进行，这样保证大家能够集中精力最好的时间干一些需要聚精会神的事情。
会中：准时开始，准时结束。不晓得头马的时间管理用在这里会怎么样，可以试试。尊重和遵守每个人的时间，一切按议程进行，确保每个人都准备，在会议上做出自己的贡献。如果有跑题现象，或者争论比较激烈的条目，与本次会议主题无关的，可以晚些时候讨论。会议最后一定要做有归纳总结，记录所有决定、建议和负责人和完成时间。各业务模块负责人对决议能否达成负直接责任。确保所有与会者知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。
会后：会议结束1天24小时后，所有与会者应拿到会议记录，明确跟进人和完成时间。可以放在一个公共的地方进行跟进，确保每个行动都能够在指定时间内有质量的完成。也可以和参与者一起私下沟通，看看会议议程还有哪些需要改进的，争取下次做到位。选择上来说，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
会议有规划、准备要充分、主题要集中、人员要相关、流程要合理、时间要紧凑、手段要先进、执行要检查、结果要惩罚。不少专业人士总结会议流程规范：一个中心、两个基本点，这就简要概括了上面的内容。
一个中心是指整个会议的议程，包括：会议开始－阐明会议目的，交流会议议程，介绍时间安排、相关规章制度，指定会议记录人；会议进行－进行会议讨论，可以分为不同的议程，包括分享话题和目标，交流信息，产生主意、做决定、确认行动，总结；结束会议－包括总结，安排下次会议。
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，它们却是保证会议成败的关键。会前准备工作与会后跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选和沟通时间等。
最后补充罗伯特议事规则12条基本原则（极简版），以供大家参考。能够做到也不容易：
第1条 动议中心原则：动议是开会议事的基本单元。“动议者，行动的提议也。”会议讨论的内容应当是一系列明确的动议，它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论，无动议不讨论。
第2条 主持中立原则：会议“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序，尽可能不发表自己的意见，也不能对别人的发言表示倾向（主持人若要发言，必须先授权他人临时代行主持之责，直到当前动议表决结束。）
第3条 机会均等原则：任何人发言前须示意主持人，得到其允许后方可发言。先举手者优先，但尚未对当前动议发过言者，优先于已发过言者。同时，主持人应尽量让意见相反的双方轮流得到发言的机会，以保持平衡。
第4条 立场明确原则：发言人应首先表明对当前待行动决议的立场是赞成还是反对，然后说明理由。
第5条 发言完整原则：不能打断别人的发言。
第6条 面对主持原则：发言要面对主持人，参会者之间不得直接辩论。
第7条 限时限次原则：每人每次发言的时间有限制（比如约定不得超过2分钟）；每人对同一动议的发言次数也有限制（比如约定不得超过2次）。
第8条 一时一件原则：发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后，才能引入或讨论另外一个动议（主持人对跑题行为应予制止）。
第9条 遵守裁判原则：主持人应制止违反议事规则的行为，这类行为者应立即接受主持人的裁判。
第10条 文明表达原则：不得进行人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好，辩论应就事论事，以当前待决问题为限。
第11条 充分辩论原则：表决须在讨论充分展开之后方可进行。
第12条 多数裁决原则：（在简单多数通过的情况下）动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“反对方”的票数（平局即没通过）。弃权者不计入有效票。
按其需要，议事程序的规定可以或繁或简，议事规则的基本精神却是非常简约清晰的，大致来说有五项：权利公正、充分讨论、一时一件、一事一议、多数裁决。